留学人员档案管理相关事宜介绍

【发布时间：2008-03-25 16:36】 【访问次数:2115】    

教育部留学服务中心（以下简称“中心”）负责留学人员的档案管理工作。现将办事流程简要介绍如下：

  （一）、服务对象

　　下列人员（不受地域限制）均可委托留学人员档案室代管档案：

  1、 公派本科生和在学研究生以及已和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员；
  2、 自费出国留学人员和自费赴中国香港、澳门地区的就读人员；公派赴港澳就读、研修已和原单位脱离关系的人员；
  3、 出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员；
  4、 尚未在国内落实工作单位的留学回国人员；
  5、 虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。


　　特别提示：我国的出国留学政策规定，出国留学系指我国公民到世界各国和地区正规高等教育机构或科研机构学习或进修。符合留学回国工作派遣、落户条件（详见中国留学网的“留学人员如何申请办理回国工作派遣落户手续”）的，教育部留学服务中心负责办理相关手续。

    （二）、服务内容

    1、 提供人事代理服务。

    2、 提供档案管理服务。

    3、 接转中共党员组织关系。

    4、 提供相关业务的咨询服务。


    （三）、存档手续

  1、 尚未获取前往国家签证（或前往香港、澳门地区签注）的申请存档人员，需持本人护照或通行证(尚未办妥护照或通行证者需持本人身份证)、国外教育机构（或香港、澳门地区教育机构）的入学证明原件和复印件及档案管理费来本室办理存档手续。
已决定出国留学（或赴港、澳地区就读）尚未取得境外教育机构入学通知书的，可免交入学证明。


  2、 已获取前往国签证（或港澳地区签注）者，需持本人护照（赴港澳地区就读的持通行证）、签证（或签注）、境外教育机构入学通知书的原件和复印件及档案管理费来本室办理存档手续。


  3、 申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需持申请人的委托书（写明申请人姓名，何时赴何国、何地区就读，档案现在何处，委托何人到留学人员档案室办理存档手续等，并注明受托人的身份证号码和联系电话。）护照（或通行证、或身份证）复印件、档案管理费以及代办人的有效身份证件办理存档手续。


  4、 暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位但因某些原因单位或人才中心尚不能接收其档案的留学回国人员，需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的“留学回国人员证明”（在港澳学习、研修人员回内地工作的需持中央人民政府驻港澳特别行政区联络办公室开具的在港澳地区学习人员证明）和所获国外学历、学位证书（在港澳就读、研修人员出具香港或澳门高等教育机构颁发的学历学位证书）等文件和档案管理费来本室办理存档手续。

    5、 经本室审核同意后，申请存档人员（或委托代办人）需填写“存档人员登记表”（可从中国留学网下载），签署存档协议书（或存档卡）。申请人凭本室开具的“调档通知单”到档案所在单位、学校或人才中心调档。


  6、 档案所在单位已将出国留学人员档案交给本人或亲属的，本人或受委托的亲属按上述要求并携带密封好的档案来本室办理存档手续。

    留学人员档案室特别提醒：国家明文规定，“严禁个人保管他人人事档案”。档案所在单位已将留学人员档案交给个人的，需尽快在合适的档案管理机构办理存档事宜，以免造成死档，给留学人员带来后患。

  7、 外埠申请存档人员按下列办法办理存档手续：
  （1） 最好委托在京亲友按上述办法代办存档手续。
  （2） 必要时可通过邮寄办理，具体程序如下：
  A．申请存档人需认真填写“存档人员登记表”（表格和“填表说明”可 从中国留学网下载）。
  B．办理资料邮寄和汇款：
　 a. 申请存档人将填好的“存档人员登记表”和上述有关文件一并寄往留学人员档案室。
　   b. 按下述办法到银行办理汇款交费手续：
  将档案管理费汇入以下帐户，汇款时请注明“档案管理费”字样及存档申请人姓名等。


　　户 名：教育部留学服务中心

　　开户行：中国民生银行北京成府路支行

　　帐 号：0132014210001422

　　C． 收到申请存档人的汇款和上述“存档人员登记表”及有关文件、资料后，本室将发票连同“委托管理人事档案合同书”（或“存档卡”）、“调档通知单”（档案已在申请存档人本人或受托人手里的，本室不再出具“调档通知单”）等一并寄给申请存档人员。档案不在申请存档人所在地、需本室直接发函调档的，申请人需详细填写“存档人员登记表”中“档案所在单位及其通信地址”“电话”“邮政编码”，调档通知单由本室负责发送。

　　 D． 申请存档人收到上述文件后，需完成以下事宜：

　　　a. 在“委托管理人事档案合同书”（一式两份）的乙方签字处（或在“存档卡”的申请人处签字）签字；“合同书”的乙方指学生本人，他人代办的需代签学生姓名，并注明某人代签字样。

　　　b. 将“调档通知单”、“存档人员近期表现婚育状况调查表”交本人档案所在单位，由该单位将档案和填妥的“存档人员近期表现婚育状况调查表”通过机要交通转递我处；

　　　c. 将签署的其中一份“合同书”、档案在本人或家长手里的连同本人人事档案一并寄回本室，另一份“合同书”（或存档卡）和交费收据（发票）由本人妥善保存，备续签合同和办理档案转出手续时使用。

　　 E． “委托管理人事档案合同书”（或“存档卡”）是存档人员的存档凭证，合同书右上角的编号即存档人员的存档号。存档人员在存档期间如需本室提供服务，应提供存档凭证或存档号及本室要求提供的其它文件。

  （四）、档案转出手续

　　存档人员因故未能出国留学，或留学未果，或学成回国，待国内就读学校（指继续在国内就读的）或接收单位落实后可办理档案调出手续。


  1、 申请调出档案者，需持存档凭证（“委托管理人事档案合同书”或“存档卡”，未签合同或未办理存档卡者除外，下同）、录用单位或人才中心的接收证明（继续在国内学校就读的，由学校出具接收证明）和调档通知单以及原交费收据（发票）到本室结清档案管理费并办理调档手续。


  2、 档案调出手续原则上由本人办理。


  3、 确需委托他人办理的，除按上述1提交有关文件外，还需提交以下文件：（1）申请人给代理人的转档委托书； （2）本人签名的转档申请书，要求写明本人姓名、性别、何时（年、月、日）赴何国（何地区）何校学习或做博士后、访问学者等（或因故未能出国、出境），获何种学位、学历、证书，何时（年、月、日）回国，已被何地何单位接收、录用，申请将本人人事档案转往何单位或人才中心等；（3）代理人的有效身份证件。


  4、 需本室通过机要转递档案的，应提供档案接收单位的详细通信地址。


  5、 外埠存档人员申请办理档案调出手续的，除按上述1提交有关文件外，申请人还需按上述2提交本人签名的书面申请。


  6、 为了保证存档人员档案的完整性、可用性和可靠性，在档案转出前本室要求留学回国人员和在港澳地区学习人员，提供有关在外学习、研修或合作研究的证明文件，填写留学人员或在港澳地区学习人员登记表，以便准确地为存档人员记录留学或在港澳地区学习经历，填补在外学习阶段人事档案材料的空白。

  （五）、中共党员档案管理


　　本室长期存档人员中的中共党员，可以将党员组织关系介绍信通过教育部出国留学人员党务工作办公室（即：介绍信抬头为：出国留学人员党务工作办公室）转教育部留学服务中心，并在组织关系介绍信上注明党费缴至几月份，党费标准是多少。留学人员回国后我处将按有关规定和程序将组织关系转往留学人员工作单位的党组织。


　　注：（1）本室不能为存档人员中的中共预备党员办理预备党员转正手续。
　　　　（2）本室不接转短期存档人员的中共党员组织关系。

    （六）、出国留学人员能否在出国前将档案和户口同时存、落教育部留学服务中心

　　为方便出国出境人员，国家公安部于2003年出台了取消出国（出境）一年以上人员注销户口的规定，颇受留学人员欢迎。2005年，北京市公安局、市局海淀分局和海淀区东升派出所给予了大力支持，同意在教育部留学服务中心设立留学人员集体户口。解决了部分留学回国人员落户难和出国（出境）留学、就读人员户籍管理和迁移中遇到的问题。

　　在京院校就读的京外生源毕业生，毕业后直接申办出国留学者、原为本市集体户口的在职人员,因申请出国留学，原单位要求其将户口迁出者、在京无合法固定住所，且就业于尚未建立集体户口的单位或自己创办企业的留学回国人员，在我处办理存档的同时，可在教育部留学服务中心申办落户。（详见：中国留学网“申请办理留学人员集体户口须知”）。

　　除上述人员外，大多数自费出国（出境）留学、就读人员，还需按照国家有关部门的规定办理相关事宜。

　　根据国家规定，获得国（境）外大学本科以上学历、或出国（出境）前具有中级以上职称或大学本科以上学历在国（境）外留学、就读一年以上的留学回国（入境）人员，即使户口未在我处，异地工作、落户问题也是可以解决的。在他们完成境外学业回国（入境），经双向选择并落实国内接收单位（不受地域限制）后，可凭有关文件（详见中国留学网“留学回国人员办理派遣落户手续须知”）到教育部留学服务中心申请办理工作派遣和落户手续，档案由本室代管的，本室将按有关规定为存档人员记录留学经历后办理档案转出手续。因此，留学人员不必担心出境前户口落在何处。

　　在港、澳地区高等教育机构就读和研修人员，完成学业回内地工作的，享受留学人员待遇。
  （七）档案管理费标准及收费办法

　　每份档案月保管费20元，在办理存档手续时按以下办法交纳：


　　（1） 为减少存档人员频繁交费的麻烦，长期存档人员需一次预交三年或三年以上的档案管理费。提前调出档案者，多交部分予以退还。
　　（2） 短期存档人员按协议交纳档案管理费。存档期满后继续存档者，按期续交档案管理费。
　　（3） 特殊情况根据实际情况收费。
　　（4） 存档期满后继续存档者，须在逾期半年内交纳档案管理费，超过半年不交付档案管理费的，除补交全部费用外，从应交当月起每月加收5元滞纳金。

  （八）对外办公时间

星期一---- 星期五　　上午8：30 ---- 12：00，
　　　　　　　　　　 下午1：00 ---- 4：30。

　　　　　　　　　　（星期五下午办事需于当日上午预约）

星期六、日、节假日休息

  （九）通信地址和联系方式

　　通信地址：北京海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案室

  邮政编码：100083
　　电话：82301015（直拨） 82301006/1007/1009转327 或325
　　传真：82301015
　　E-mail: dangan@cscse.com.cn
　　网址：
　　办公地点：北京语言大学（海淀区成府路19-1）
　　　　　　　教育部留学服务中心办公楼327、325
　　乘车路线：乘331、375、307、630、726、722、743、809、825、951路公交车和16路、71路小公共汽车到北京语言学院站下，向西走几米进家属区南门（成府路19—1号），向北直行约200米十字路口东侧灰色三层楼）。